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13. 06. 17

分担業務

来月、岡山で謙介の仕事関係の全国組織の
研究会があるのですが、その研究会の
運営を今年度は近畿・中国・四国地区で担当することに
なっています。 そういうことで謙介のところも
分担が入っているのです。
もっと具体的に言えば謙介その会の午後の研究会で
司会をしなければなりません。

本当に人前に出るのが嫌なのに
今年は7月・8月・9月と各月連続して
人前で話さないといけない機会があります。
もう本当に嫌で嫌で、、考えるだけでも憂鬱になるのですが
前々から決まっていたお役目なので、
仕方がないので、がんばってやってきます。


で、その会議なのですが、各地域が持ち回りでやっています。
昨年は在東京のいくつかの組織が担当でした。

今年はさっきもお話したように近畿・中国・四国地区の担当で、
その中で運営のトップは京都です。


こういう会議を運営する場合ですと、大体手順というのは
決まっています。
会議は7月ですから、まず4ヶ月くらい前に一度担当者全員が
顔を合わせて、おおまかに会議の流れに沿ってここは誰がどうする
ということを決めておかないといけません。
それは一応3月に行ったのです。
(でも、その会について、謙介は出席していません。
別の人が行って、その人から打ち合わせの内容の
報告を聞きました。)

それが決まって、4月になって新年度になったときに、すぐに
今度は運営のトップがまず全体の研究会の会の日程と、
その日の研究会の流れ、会費の金額、を決めて、
それぞれの分担で問題点はありますか? と一度メールで
打ち合わせをします。それで問題があれば、修正を行った上で
再度照会を行い、了承が得られたら全体に案内を発送、ということに
なっているのです。


今回は会議が7月なので、逆算すると
4月の初めに全体案を示してもらい、各分担で
事前の調整を大体4月中に行って、調整をつけた上で
5月の連休明けくらいに5月末の締め切りで、
全体に会議の案内・参加者の報告をしてもらう、というのが
日程的に普通の流れなわけです。

前に国の機関の会議に出たことがありましたが、そのときは
もうびっくりするくらい会の案内が早くて、参加者報告もむちゃくちゃ
早い時期で、、、これはちょっと
早すぎやろ、と思いました。


だって、次の年の4月の下旬の会議なのに、案内と
出席者の報告を、前の年の12月にしろ、って言うんです。

そんなもの、4か月も先の話ですし、、
大体「来年のことを言ったら鬼が笑う」というようなものですし、
実際的に新年度になったら、転勤とか異動があって
前年度に出席者を報告していても、その出席者の変更が
あったらどうするんだ、とか思いましたけど、、。
(まぁそれはやたら早すぎ、だと思いましたが。)


ところが今回は主幹のの京都から、4月も終わり、5月の連休も過ぎ、
6月になろうとしても何も音沙汰ないまま、、、6月がきて
6月も10日が過ぎて、、、。研究会は7月の26日だと
言うのに、、、。それぞれの担当は焦っていました。

とうとう謙介、木曜日に京都に電話をしてみましたら、
「出さんとあかんなぁ、と、思うてたところですねん。」
(蕎麦屋の出前かよ。)


そのまま会場担当の岡山に京都に督促した、と報告したら
「京都から何も言ってこないので動けないんですよね。
大まかな全体のスケジュール、講演をするのであれば
講演の時間が分からないと講師に頼みようがないし。」
と言う話です。


ようやっと京都に案を作って、急いでメールで送ってもらって
じゃあ、というので岡山の担当者と話し合いました。


講演も、謙介が話を聞きたかった先生のお名前を言って
その人はいかがでしょう? と岡山に提案をしました。
岡山のほうもその先生を候補のひとりに入れていたので
早速その先生に依頼をして承諾をいただき
それで、案を一気に完成させることができました。
(やればできる。笑)

でもね、びっくりしたのが、その岡山の担当の人だったんですよ。
いや、前々からその人を知っていて、手堅い事務処理能力を
持った人だろうな、ということは、なんとなくわかっていたのですが

本当に細かいところまで、厳しくひとつひとつ詰めていくので
聞いていてびっくりしました。


謙介だったら、そこはどうしましょう? って聞かれたら
ああ、その辺、俺がします、って適当に答えるんですが、、、。

彼女はそこはどうしましょう? って聞いてきて
俺がします、って言ったら、どういう内容を話しますか?
何分で話しますか? とたたみかけて訊いてくるのです。

ああ、ここまで細かく詰める人なんだ、と
ちょっとびっくりしたわけです。
彼女について知っているうちの上司に、
「○○さん、ものすごく細かいですねー」と言ったら
「そうそうあの人はものすごく細かいで。わしやったら、
そこまで決めてしまわんでもよかろうがな、と思うところまで
きちきちと決めてくるから。」という話でした。有名だったのです。

うーん。これは女性だから細かいのか?

いや、だってうちの姉見ていたら、
あの人おおざっぱの極致だし。(笑)
だからすぐに「そんなんどっちでもええやんか。」って言うし。

まぁ、女性たって、細かい人もいればそうでない、という
人もいる、ということでしょう。男性でもやたら細かい人も居れば
大雑把な人もいます。 

不思議なのは、ゲイの人で熊系の人って、見た目と違って
むしろやたら細かいことにこだわる人が多いように思います。
やたら繊細とか。あれ、不思議ですね。
自分は乙女だったり、すごく細かすぎるので
そうではなくて、大胆な感じのする熊系にしたい、なりたい、と
思うんですかねぇ、、。俺の出会った熊系の人って
大抵すごく繊細で、事に対して細かかったですねぇ。

まぁそれはともかく。

おそらくこれからの仕事の何割かは、遠く離れた何か所のもの人と
一緒に協力して何かの仕事をしていく、ということが増えて
行くことになるのかもしれないなぁ、と想像しています。
実際、少しずつではありますが、そういう離れたところの
人と一緒に仕事をする、という業務が少しずつ
増えてきてはいます。

謙介の仕事場で出した論文集の原稿のやり取りだって
一昨年の場合、ソウルに住む先生とやり取りをした、
ということもありましたもんね。

今までにもあった仕事で、
最初から最後までメールだけのやり取りで終わってしまった、
という人もいたのですが、そういう場合は本当に仕事が
しにくかったです。
単純に会議の案内を知らせて
参加報告を返事する、という程度であれば
いいんですが、会議の運営について
詳細を決めて、その担当で打ち合わせをする、と
なったら、メールのやり取りだけでは、
詳細な部分まで決めているようで、
いざ実際になったら結構漏れが見つかって
あわてた、ということもありましたし、
メールの文章だけですと、字面だけで判断しなければ
ならず、書き方によっては、ムッとさせられることだって
ありますし、誤解をさせてしまい、正確に意味が伝わらななかった
ということも多々あります。

実際に会って、打ち合わせをすれば何の誤解も生じないはずの
ことが、メールのやり取りだけでは誤解を生じさせた、
ということだってありますし、、。

一緒に仕事をしている間に、できれば
メールのやり取りだけでなくて、
やはり1度はやはり直接会って、その人の考えを聞くとか
話を聞くとか、して、少しでも担当する仕事全体とか
一緒に仕事をする相手について、多少なりとも知っておく
ことがやっぱり必要なように思います。
「予備知識」が
あれば、相手が何か言ってきたとしても、
あ、この人はこういう考え方で、こういう方法を取るんだな、
とこちらも反応にちょっと余裕があるように思えます。

face to face って、やはり大事なことではないか、と
今回の分担業務をやっていて、改めてそういう感想を
持ったのでした。

(今日聴いた音楽 埠頭を渡る風 歌 松任谷由実
 アルバム流線型80収録 流線型80、と言いながら
 アルバムの発売は1978年の晩秋でしたけどね。)


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Comments

自分もかなり大雑把な仕事っぷりでして…。
「そこまで細かく?」って思ったり、言葉にしちゃったりすることが多いです(笑)。
見た目は全く繊細じゃないんですけど…。
単なる面倒くさがりやなだけなんですね。

メールだけの仕事って、本当にやりづらいです。
相手のことが分からない分、結構、思い切った文体で書いてしまったり…。
相手のキャラとかも把握すると、この表現は合わないなぁとか分かるもんですよね。
テレビ会議とかでも、なんとなく隔たりを感じます。
やっぱり、直接会うのが一番なんでしょう。

ちなみに、京都時間みたいなのがあるんでしょうか。
なんだか京都って、のんびりというか、ゆっくりというか、なんとかなるでしょというか、そういうイメージ…。

Posted by: まさぜっと | 13. 06. 18 at 오전 10:05

---まさぜっとさん
 仕事って、最初、教わるときは同じように教わるはずなんですが、そこから次第に個人差というのか、性格差(笑)が出てきますよね。
 まさぜっとさんは、そういう感じなのですね。
 それと地域差、っていうのもあるかもしれません。九州の人は、細かく言わないでも、ドンとまかせんしゃい、とか言ってくださって、大まかに決めはするんですが、細かいところまではあまり決めません。でも少々のほころびがあっても、勢いでささっとやってしまう、というところがあります。(もちろん全体を見て、しっかりやってくれます。)
 それとか、細かいところにこだわるあまりに全体のまとまりがいまひとつ、という場合もありますし、今回例に出した方のように、全部緻密にきちんとしないと、という方もいます。
 テレビ会議、とまで大きくしないでスカイプなんかで打ち合わせをやったこともあったんです。でも、慣れていないのか、やはり十分に話をすることができませんでした。 
 やはり一度、実際に会って、ということは、時間もお金もかかるけれども、それが却って仕事の上でのコミュニケーションということではいいことなのかもしれない、と今回改めて思いました。
 それからお身体、いかがですか? ブログを拝見していて、心配しています。

Posted by: 謙介 | 13. 06. 18 at 오전 10:57

仕事は性格が表れますね。
周りに合わせようと四苦八苦している人もいれば、周りは何する人ぞと言わんばかりにマイペースの人まで(苦笑)。
私もかな~り暢気なほうなので、知らず知らずに足を引っ張っているかもしれません。
謙介さんはご存じと思いますが、私の職種は緻密な印象を持たれがちなのですが、“生もの”を扱っているからか、意外とファジーです。
良い言葉で言えば、臨機応変さが求められるというところでしょうか(苦笑)。
急な変化に対応できないことが、返って問題になることが多いです。
チームワークの大切さが叫ばれる昨今ですが、顔を知らない人(達)との連携ほど大変なことはありません。
しかもタイムスケジュールが決まっている場合は尚更です。
今回の謙介さんのイベント、中心組織の方がかなりのんびりした方々のようですね。
謙介さんは心配になって自ら動いたようですが、私なら、ゆっくりしていて楽だねぇ~と思ってしまいそうです(苦笑)、これも性格の差でしょうかね。

熊系の方のお店、そういえば「お通し」がかなり凝っています。
何種類もあったり、手作りがあったり、言われてみますとそうですね、繊細な気がします(^^)。

Posted by: タウリ | 13. 06. 18 at 오후 3:47

---タウリさん
 国の機関の会議の時は、5か月も先の出張の申し込みをせよ、というので、いくらなんでも早すぎだろう? と思ったのですが、今回は、もうタイムリミット寸前だったので焦りました。
 さっき正式な案内状が来ていました。これでようやっと公式に動き始めた、ということなんですが、会の開催までは一か月ちょっとしかありません。うーん。ぎりぎりまでいろいろありそうな気がいたします。(笑)
 え? タウリさん、そうなんですか。でもよく考えたらそうかもしれませんね。なんでもかんでも緻密すぎると、それはそれで応用が利かなかったり、いざという肝心な時の対応ができにくかったりします。ですから、緻密な部分と、適当でもいい部分がそれこそ適度に(笑)混在している、というのがいいのでしょう。 岡山の担当さんは、もう全面緻密で、、。謙介も緻密な部分とそうでない部分があります。しかし謙介の緻密でない部分、というのは、単にきちんと気がついて
いないだけの、「抜けている」と言ったほうがいいかもしれません。たぶん謙介も今回主催者側だったので、焦りまくったのです。
 単に会に参加するだけの立場だったら、「出張の案内が来ないなぁ。」くらいで済んでいたと思います。

Posted by: 謙介 | 13. 06. 18 at 오후 4:16

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